Lección 5: Restricciones de los Proyectos

¿Cuáles son las variables principales de un proyecto?

Las restricciones más importantes de los proyectos son 3: alcance, tiempo y costos.
Conforman el famoso “triángulo de hierro”, “triángulo de los proyectos” o “triple restricción”.
Expresa la principal responsabilidad de un gerente de proyectos que es cumplir con el alcance del proyecto, en un plazo determinado y con el presupuesto (o costos) predefinido.

• El ALCANCE es todo lo que el proyecto debe cumplir, requerimientos asociados al resultado, producto o servicio producido.
• El PLAZO es el tiempo transcurrido entre el inicio y el fin del proyecto.
• El COSTO o presupuesto es el monto de dinero definido para realizar el proyecto.

Es de vital importancia la comprensión de esta triple restricción, ya que el gerente del proyecto, durante el transcurso del mismo, va a tener que integrar constantemente estas restricciones, y deberá hacer el trade off necesario, es decir, tomar decisiones sopesando las mismas.
A veces deberá decidir si por un cambio del alcance, por ejemplo aumentar el alcance, ampliará plazos manteniendo costos o aumentará costos sin modificar los plazos; o sí no amerita el cambio de alcance.

Entonces, el Gerente de Proyectos, debe descubrir y definir cuál es la variable más importante para su cliente: si el plazo, el alcance o los costos.

Si se está realizando un proyecto para lanzar un producto en una fecha determinada antes que la competencia, será de vital importancia el cumplimiento del plazo, colocando más recursos en caso de ser necesario (lo que implica aumento de costos) para poder alcanzar dicho cumplimiento.

Si se está realizando un proyecto de modernización de un sistema o de una fábrica, probablemente será de vital importancia cumplir con el alcance, pudiendo modificar cosos y plazos en caso de ser necesario.

Todo ello dentro de variabilidades aceptables.

Por eso, es ideal, que al principio del proyecto, se defina correctamente cuál es la variable más importante a cumplir, cual es deseable que se cumpla y cuál se acepta que varíe.

Las 7 restricciones

A medida que planifiques más áreas de conocimiento del proyecto, te darás cuenta que hay otras restricciones fundamentales, como ser la calidad, los recursos disponibles, el riesgo y la satisfacción del cliente. 

Sabiendo esto, se pueden evaluar las necesidades en competencia, y analizar alternativas, al planificar,  o durante la ejecución y el seguimiento y control para evaluar el impacto que el cambio en una restricción generará en otras restricciones, por ende en el proyecto.

Por ejemplo: alargar el TIEMPO de un proyecto, indefectiblemente generará cambios en los COSTOS, y en los RECRUSOS NECESARIOS. Probablemente, también cambiará los RIESGOS del proyecto.

Es importante analizar el impacto de las decisiones y los cambios. De esta manera se pueden jerarquizar adecuadamente.

La comprensión de esta triple restricción es fundamental para el gerente de proyecto, ya que buena parte de su trabajo se relaciona con la integración de estas restricciones y los compromisos (trade off ) que debe lograr entre ellas. Éstos son, en muchas ocasiones, requerimientos contrapuestos: en efecto, suele ser posible obtener una mayor calidad en el resultado pero a un mayor costo o un mejor desempeño disponiendo de mayor plazo, o reducir el plazo pagando sobrecostos de cuadrillas especiales o, por ejemplo, trabajando 24 horas por día. Es entonces crucial identificar cuál de las tres restricciones es fundamental para el cliente o para el sponsor (en definitiva para el éxito del proyecto) y llevar adelante la gestión del proyecto de modo de lograr su cumplimiento. 

En términos generales, en todo proyecto debe indicarse cuál de las restricciones “debe cumplirse”, cuál “es bueno que se cumpla” y para cuál “se acepta el resultado”. Esta decisión siempre debe tomarse en algún momento del proyecto y lo ideal es hacerlo al inicio del mismo, pues de esa manera toda su gestión se orienta hacia el logro de la variable crítica. El caso contrario se da cuando se pretende lograr las tres restricciones simultáneamente y, al final del proyecto, se llega a la conclusión que se trata de algo imposible y recién allí (aunque ya muy tarde) se realiza dicha jerarquización de variables.

Ejemplo de priorización de las restricciones

También es útil observar, generalizando por demás, que los proyectos suelen tener prioridades que son típicas según el área o sector en el que se desarrollan. La Tabla 1-1 muestra algunos ejemplos.

Priorización de las restricciones por sector (1: primera prioridad/se debe cumplir).