Lección 4: Objetivos, Resultatos y el Valor aportado por los Proyectos

Objetivos, resultados y valor aportado del proyecto.

Un proyecto surge en base a una necesidad que se pretende satisfacer o un problema que se pretende resolver. Un nuevo servicio, un nuevo producto, la actualización de un producto, la mejora de un servicio, el desarrollo de una aplicación, de un software, entre otros.

Esa necesidad se compone de objetivos bien definidos con sus requerimientos.

Debe estar bien definido lo que se quiere lograr y lo que no se quiere lograr. Que cosas forman parte del proyecto y que cosas no forman parte del proyecto.
Los objetivos alinean la ejecución hacia ellos y limitan, para hacer lo que se tiene que hacer, y no se hacer lo que no se tiene que hacer. Esto, aunque parece obvio, es muy importante, porque recuerden que lo que no está prohibido está permitido, por lo cual es de importancia no sólo definir lo que se debe alcanzar, como definir los límites, lo que no se debe hacer.

El proyecto como medio para generar valor.

Los objetivos del proyecto deben ser los correctos, deben ser claros y medibles. Definir los objetivos es lo más importante. Es preferible dedicar mucho tiempo a esta etapa y no perderlo en el transcurso del proyecto realizando correcciones, cambios o ver que el proyecto concluye y no aportó valor. Conviene dedicar más tiempo en esta etapa, nos ahorrará mucho tiempo y problemas después.

Y para definir objetivos a partir de necesidades, no basta con que el cliente nos diga que quiere. A veces el cliente no tiene en claro bien cuál es su necesidad, o cuál es el problema a resolver. Por lo que no debemos limitarnos a anotar sus indicaciones sino a realizar un análisis profundo de las necesidades que expresa, no sólo de él, sino del usuario del proyecto y de todos los interesados afectados (un barrio, una comunidad, un grupo, el sponsor, los empleados, entre otros)  y poder definir correctamente los requerimientos y objetivos, lo que veremos más adelante en detalle.

Si se definen mal los objetivos, el proyecto, a pesar de poder ser terminado tanto en alcance, como en plazo y costos, no generará valor, no habrá satisfecho realmente la necesidad ni resuelto el problema, habiendo malgastado recursos.

Parece sencillo definir una necesidad o un problema, pero es una tarea que requiere de mucho esfuerzo y de profundo análisis.

La discrepancia entre objetivos y necesidades puede resultar en un proyecto que no cumple con lo esperado.

En la unidad de “Gestión del Alcance”, veremos en detalle el proceso de especificación de los requisitos y objetivos del proyecto a partir de las necesidades de todos los interesados.

¿Cómo se determinan  los objetivos?

Cada vez con mayor frecuencia ocurre que el cliente especifica los objetivos sin tener claras las necesidades reales existentes. La discrepancia entre objetivos y necesidades hace que, si los objetivos eran demasiado ambiciosos, el cliente sienta que ejecutó una “obra faraónica” y que malgastó su dinero; por otra parte, si eran demasiado limitados, piensa que realizó un desarrollo pobre y que rápidamente deberá complementarse o que no tiene la funcionalidad que podría tener.

Entonces, la determinación de los objetivos puede entenderse, conceptualmente, como un proceso compuesto de dos fases: la formulación de las necesidades del cliente y la especificación de los requisitos del proyecto. La primera de ellas comprende la aparición, el reconocimiento y la formulación de la necesidad. Por ejemplo, un emprendimiento productivo exitoso encuentra que paulatinamente se acerca al límite de capacidad y sus directivos seguramente observarán diversas señales de que ello está ocurriendo. Estas señales pueden ser los índices de capacidad utilizada y ociosa, demoras en las entregas o cantidad de salidas de servicio por sobrecarga y otros. Ha aparecido, por lo tanto, la necesidad y es responsabilidad de los directivos advertirla. La formulación de la necesidad, por su parte, requiere no dejarse llevar por la apariencia superficial, sino analizarla en profundidad. En el ejemplo citado, una conclusión apresurada sería la ampliación de la capacidad productiva en una cierta cantidad preestablecida. Sin embargo, debe analizarse si el aumento de la demanda es sólo estacional o estructural, qué está haciendo la competencia, cuál será la tendencia del mercado, etcétera. Debería, además, preguntarse si no será el momento de mejorar los procesos y tener en cuenta que también se requerirán más servicios de logística, de administración y de otros auxiliares.

A la especificación de los requisitos del proyecto a partir de las necesidades nos referiremos en profundidad en la unidad de Gestión del Alcance.