Lección 2 – Definir Actividades Copy

Definir las Actividades

Una vez armado el Plan de Gestión del Alcance y su EDT (estructura de desglose de tareas), como se estudió en la Unidad 8, si luego estimamos la duración de cada una de las actividades que resulta de dicha EDT, aún no es posible calcular el plazo total de ejecución del proyecto. En efecto, no pueden sumarse los tiempos de cada actividad (como sí ocurre con sus costos y el valor el tiempo en horas trabajadas) ya que algunas se realizarán simultáneamente.

La EDT es el elemento básico a partir del cual es posible desarrollar el cronograma de plazos. Existen dos alternativas para realizar la planificación de tiempos a partir de la EDT:

  • Se puede hacer con los paquetes de tareas y sus subtareas para lograr cada paquete de trabajo de la EDT, determinando las que deben ejecutarse para completarlos. Presupone un mayor grado de detalle que trabajar directamente con los paquetes de trabajo.
  • O directamente con los paquetes de trabajo establecidos en la EDT. Este método tiene menor grado de detalle.

En ambos casos hay que desarrollar una red que nos permita determinar la duración y el camino crítico del proyecto.

Procedimiento:

  1. Se toma la EDT realizada en “Gestión del Alcance” y se descompone en todas las actividades que componen cada paquete de tareas y que deben ser ejecutadas para cumplir con los objetivos del proyecto.
  2. El desglose de las actividades debe ser hasta un nivel adecuado y realista de seguimiento y control.
  3. Por ejemplo, un paquete de tareas puede ser “Diseño de Piezas para las redes” y dentro de ese paquete, las actividades podrían ser “Armar carpetas compartidas”, “buscar imágenes prediseñadas”, “Diseñar imágenes”, “Armar videos”, “Validar imágenes”, “Validar Videos”, “Armar presentación de piezas”, entre otras. O en un paquete de tareas que sea “Documentación del Proyecto”, las actividades podrían ser “Documento de Propuesta”, “Documento de Diseño”, “Documento de Arquitectura de Software”, “Documento de Pruebas Funcionales”, entre otros.

Luego, para encarar la planificación de los plazos propiamente dicha, siguen dos procesos centrales:

  1. Estimar el tiempo necesario, la duración, para completar cada una de estas actividades.
  2. Determinar el orden en que se llevarán a cabo las actividades.

Esto último implica establecer la secuencia de ejecución, vinculando las actividades entre sí (es decir, indicar las relaciones de precedencia entre ellas, como el ejemplo de colocar la mampostería antes de comenzar a pintar) y con eventos externos (una autorización municipal o una determinada época del año son ejemplos ilustrativos).

La estimación de la duración debe ser realizada con el equipo del proyecto y con la lectura de lecciones aprendidas de proyectos anterior además de la documentación de proyectos anteriores similares que sirvan para el cálculo.

Es importante establecer, además de las Actividades, los HITOS, que son eventos significativos sin duración que ocurren en el proyecto. Por ejemplo: conclusión etapa 1, o software entregado, entre otros.

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