Lección 1 – ¿Qué es la Gestión de los Costos o del Presupuesto? Copy

¿Qué es la Gestión de los Costos o del Presupuesto?

En las dos unidades anteriores se ha visto la planificación de lo que el proyecto debe realizar, el alcance, y cuándo debe hacerlo, los plazos intermedios y final, reflejados en su cronograma. Es decir, vimos el Plan de Gestión del Alcance y el Plan de gestión del Tiempo. Estos dos aspectos, alcance y tiempo nos permitían definir la LÍNEA BASE DEL ALCANCE Y LA LÍNEA BASE DE PLAZOS.

Ahora, ya estamos en condiciones de planificar tanto los recursos humanos y monetarios necesarios para ello como el momento en que cada uno de ellos deberá estar disponible para el proyecto. Se construye así la tercera línea de base del proyecto: EL PRESUPUESTO O LÍNEA BASE DE COSTOS.

Ahora bien, la integración de las tres planificaciones o de las tres líneas base (de alcance, de plazos y de costo) da lugar a LÍNEA BASE DE DESEMPEÑO, que será la principal herramienta para realizar el seguimiento y control del avance del proyecto.

Ahora bien, debemos comprender que la planificación es un proceso iterativo, es decir, puede ir mutando conforme vamos definiendo más aspectos del proyecto por lo que esta planificación de los costos puede generar la necesidad de realizar cambios en el alcance que habíamos definido, lo cual puede modificar la planificación de los plazos del proyecto.

Por lo tanto, en esta unidad veremos todo lo que comprende la Gestión de los Costos del Proyecto.

  1. Primero detallaremos las distintas técnicas de estimación de costos y que tipo de estimación es la más apropiada para cada caso o etapa del proyecto.
  2. Con la estimación detallada se construye la línea de base de desempeño mencionada, o Plan de Referencia de Costos, dando paso también al concepto de cuentas de costos.
  3. Se discuten luego los criterios habituales para las reservas, y se presenta la necesaria nivelación de recursos para convertir un plan de proyecto “teórico” en uno “real”.
  4. Finalmente, se discute sobre la necesaria realimentación de las estimaciones de costos.

Ante un mundo cada vez más competitivo la relevancia de una buena estimación se hace mayor. Una estimación pobre puede llevar a, en general, a pérdidas económicas, mientras que una estimación demasiado estricta puede llevar a perder el negocio frente a la competencia (o a la inviabilidad del proyecto).

Por lo que, una buena estimación se basa de manera fundamental en la experiencia que se logra habiendo realizado proyectos similares en el pasado, y en la buena visión del Project manager para acomodar coherentemente el presupuesto de acuerdo a necesidades que surjan en el transcurso del proyecto. Es importante entonces para la planificación de los costos, así como para otras áreas, que las organizaciones “aprendan” de sus proyectos pasados para mejorar su posición competitiva hacia el futuro.

Algunos conceptos que debemos saber antes de comenzar con los procesos de gestión de costos son:

  • Costo del Ciclo de Vida:

Lo más importante de este concepto es que nos motiva a pensar y tener en cuenta el costo no solo del proyecto sino del producto o servicio resultante del proyecto. No sería adecuado hacer un proyecto de bajísimo costo, pero con un producto o servicio resultante que requiere de un mantenimiento muy costoso durante toda su vida útil. Por lo cual, el Costo del Ciclo de Vida del Proyecto y el Costo del Ciclo de Vida del Producto deben estar ambos analizados y definidos de manera en que sean adecuados para los objetivos del proyecto, de la organización y del cliente.

Por ejemplo: quizás con aumentar la calidad de ejecución del proyecto y agregar más certificaciones se podría como resultado un producto o servicio con un costo de ciclo de vida más barato.

Entonces, el objetivo del gerente de proyecto es cumplir las metas de alcance, costo y plazo.

Pero cuando se analizan costos, no es suficiente hacerlo sólo con los correspondientes al proyecto, sino que debe tenerse en cuenta el costo del ciclo de vida (CCV), es decir, el costo total para la organización por la adquisición y propiedad del producto o servicio durante toda su vida útil (durante su realización y su operación y mantenimiento).

En términos generales, esto incluye:

1) Costos de investigación y desarrollo (Antes de Iniciar el Proyecto)

            2) Costos de producción (Del Proyecto)

            3) Costos de construcción (Del Proyecto)

            4) Costos de operación y mantenimiento (Post Proyecto)

            5) Costos de desmantelamiento o retiro de servicio (Post Proyecto)

Es importante destacar que las decisiones que se toman en las etapas tempranas del proyecto definen una porción importante de los costos totales y del presupuesto del proyecto. Antes de las etapas tempranas, antes de iniciar el proyecto, la alta dirección de la organización, decidió la cantidad de dinero del presupuesto que se iba a destinar para proyectos varios, y por lo tanto, habilita esa cantidad de dinero, para que sea asignada para proyectos. Se decide así, en función del dinero disponible, cuáles son las necesidades mayores, éstas definirán entonces proyectos prioritarios a realizar para satisfacerlas, y que cantidad de plata está disponible para ello, y de donde viene el financiamiento, si es propio o de créditos. Entonces el monto limitante de dinero surge de allí, de la decisión primaria de la alta dirección, y luego se define el proyecto en base a ello, si es factible realizarlo con ese presupuesto limitante se costea en detalle, sino se solicita revisión para ampliar el monto, en caso de que corresponda.

  • Análisis del Valor

Mediante este análisis buscamos ser más eficientes. Hacer el proyecto con el alcance requerido y la calidad deseada con la menor inversión de recursos tanto humanos, como de equipos, materiales y monetarios posible, dentro de los lineamientos de buenas prácticas de gestión de proyectos.

  • Riesgo de Costos

La forma de costear y los costos resultantes del Plan de Gestión del Presupuesto llevarán riesgos acarreados. Quizás buscar alternativas menos costosas en ciertas actividades pueden resultar en riesgos mayores y viceversa. Por lo cual, a la hora de tomar decisiones referentes a costos, es importante pensar integralmente analizando todo el ciclo de vida y los riesgos asociados.

Ir a la barra de herramientas