Lección 1: Los Proyectos Copy

¿Qué es un Proyecto?

El ser humano realiza proyectos desde hace miles de años. Muchos de estos proyectos son conocidos por todos, como el programa para la llegada del hombre a la Luna, la construcción de la Torre Eiffel, las pirámides en Egipto, el cruce de los Andes, entre tantos otros.
En la actualidad, cada vez más industrias están proyectizándose, es decir, organizando sus actividades como proyectos, dada la facilidad y resultados exitosos que genera esta disciplina.

A las áreas tradicionales de ingeniería y construcciones (que siempre se han manejado y organizado por proyectos) se agregaron, en primer lugar, los proyectos de desarrollo tecnológico, y luego esta tendencia se extendió a la mayoría de las áreas de la empresa moderna: lanzamiento de nuevos productos, campañas de marketing, reorganizaciones, desarrollo de nuevos procesos, implementación de nuevos sistemas de gestión, etcétera.

Ahora, bien ¿qué es un proyecto? Un proyecto es un emprendimiento temporario que se realiza para obtener un resultado, producto o servicio único. Para alcanzar sus objetivos definidos a través de requerimientos, lo que llamamos alcance, y con restricciones de plazos y costos.

Vamos a definir 3 características fundamentales de un proyecto:

Primera Característica: Un Proyecto es ÚNICO, no hay un proyecto exactamente igual a otro. Y su resultado lo es también, esto le da el carácter de UNICIDAD a los proyectos.
En resumen, a los proyectos se les aplica a la perfección el aforismo de Heráclito de Éfeso: “nadie puede entrar dos veces en el mismo río”.
Los mismos tendrán un OBJETIVO ÚNICO BIEN DETERMINADO.

Entonces, mediante esta metodología podremos definir de manera bien concreta lo que se pretende alcanzar con la ejecución del proyecto. Los procesos necesarios para definir el alcance del proyecto serán tratados con especial atención. Un proyecto busca, básicamente, satisfacer una necesidad o resolver un problema y sus procesos deben estar alineados con el objetivo definido y limitados por él.

Por otra parte, se requiere que los requisitos de calidad tanto del proceso como del resultado del proyecto, ya sea un producto o un servicio sean cuantificables y medibles, ya que de otra manera, no puede medirse el desempeño ni determinarse la finalización y definirse que el ALCANCE fue cumplido, es decir sino no podría definirse el éxito del emprendimiento.

Finalmente, se pone el acento en la restricción de los recursos monetarios (COSTOS) y en la necesidad de obtener los resultados en un PLAZO previamente establecido, lo que comprende junto con el ALCANCE el “TRIÁNGULO DE LOS PROYECTOS”.

Segunda Característica: Tiene una TEMPORALIDAD determinada, es decir, un inicio y un fin bien definidos.

Esta es la principal diferencia que hay entre proyectos y operaciones. Podemos citar como operaciones a las actividades normales rutinarias o productivas de una empresa manufacturera o los servicios de apoyo al usuario de los sistemas informáticos de una empresa (servicios de staff), las que no tienen un plazo definido, sino que se espera que continúen indefinidamente, probablemente sin que pueda precisarse hasta cuándo. La temporalidad obliga a planificar en el tiempo, y es importante porque es el origen de técnicas específicas para la gestión de proyectos, tales como los diagramas de redes, el método PERT, el concepto de valor del trabajo ejecutado, entre otros.

Pero, en una empresa manufacturera, por ejemplo que produce alimentos para un mercado masivo, lo que llamamos empresa de consumo masivo, puede generar proyectos mediante la creación de una nueva línea productiva, o la implantación de un sistema informático para manejar las transacciones, o cualquier modificación que requiera un proyecto para ser implementada, lo que podrían gestionarse según el modelo que vamos a desarrollar en este curso. La realidad indica que en muchos casos se lleva a cabo un proyecto, sin saber que se trata de proyecto y, por lo tanto, se aplican criterios de gestión inadecuados, como por ejemplo tratar al proyecto como una operación y con las áreas de operaciones gestionándolo.

El término emprendimiento pretende transmitir la perspectiva de que un PROYECTO implica una serie de ACTIVIDADES INTERRELACIONADAS que se van elaborando progresivamente, eliminando así de la definición a las actividades simples.

Tercera Característica: tiene varios actores, los llamados STAKEHOLDERS.

El proyecto estará patrocinado por un actor llamado SPONSOR, que es quien apoyará en todo momento al DIRECTOR DEL PROYECTO y le dará soporte en caso de ser necesario, siendo así el principal interesado e impulsor del proyecto.

Una vez decidida la realización del proyecto, se le asignará a la máxima autoridad responsable, y aquí tenemos al principal actor, al protagonista, que es el Director, Gerente o Líder de Proyecto (o mundialmente conocido Project Manager), pudiendo ser o no de la empresa. Este director de proyecto definirá a su EQUIPO DEL PROYECTO (otros actores importantes).

También tenemos a los GERENTES FUNCIONALES de la empresa (en caso de que los tenga). Éstos son los gerentes responsables de las operaciones rutinarias de la empresa y le darán soporte al Project Manager, proporcionándole recursos, servicios o materiales.

Otros actores son el CLIENTE, que es quien pide el proyecto, por ejemplo un Municipio, y el USUARIO que es quien usará el producto del proyecto, por ejemplo los ciudadanos de tal Municipio.

Puede haber otros actores, como por ejemplo, los PROVEEDORES que entregarán algún servicio, equipo o material para el proyecto.

Una comunidad que se ve impactada por el proyecto, aunque no tenga relación directa, también puede ser un actor. Por ejemplo, si el proyecto es la construcción de un aeropuerto, los vecinos de la zona seguramente tendrán sus requerimientos, y apoyaran o no al proyecto generando así riesgos positivos o negativos. Pasa lo mismo con organizaciones ambientalistas, o por ejemplo, los sindicatos de los cuales forma parte el personal que ejecuta tareas en el proyecto.

Usaremos así, la palabra stakeholders para todos estos actores, a todas estas personas u organizaciones involucradas o impactadas directa o indirectamente por el proyecto.

Es de vital importancia que el Director del Proyecto identifique a todos los interesados, ya que ejercerán influencia en el mismo, ya sea positiva o negativa; y tendrán mayor o mejor poder para poder ejercer esa influencia o apoyar o no al proyecto.

¿Qué es un Proyecto en el Sector Público?

Según el PMI, en su extensión de Proyectos de Gobierno, cualquier esfuerzo que sea creativo es un proyecto. Cualquier intento de cambiar algo o crear un nuevo resultado es un proyecto. Lanzar una campaña militar o una campaña para un cargo público es un proyecto. Crear una pintura o una escultura es un proyecto. Hacer una película o escribir un libro es un proyecto. Las Obras Públicas son Proyectos. En el gobierno, un presupuesto es un proyecto, un proceso de mejora es un proyecto, y la creación y despliegue de un nuevo programa son proyectos. Un cambio, cualquiera que fuera es uno o varios proyectos y/o programas, dependiendo de sus características. Todo lo que un proyecto toma es un comienzo, un final y un resultado único, y aunque los proyectos tienen diferentes dimensiones y desafíos, pueden ser manejados usando los mismos principios – un MARCO DE REFERENCIA PARA LA GESTIÓN, UN ESTÁNDAR.

Desafíos de la Gestión de Proyectos en el Sector Público

Involucrar a muchas capas de interesados con intereses variados
Aplacar los intereses políticos y operar bajo escrutinio mediático
Hacer frente a la poca tolerancia para el fracaso
Enfrentar las dificultades para identificar medidas de resultado (indicadores de gestión) y misiones
Se requiere que se lleven a cabo bajo las restricciones impuestas por las normas administrativas, las políticas y los procesos
Requieren de la gestión, tanto del equipo de proyecto, como de toda una comunidad

Como resultado de las características distintivas de las organizaciones del sector público, los proyectos del sector público requieren de la gestión, no sólo del equipo de proyecto, sino de toda una comunidad. Poco se logra en el sector público por individuos solos o incluso por equipos que trabajan en aislamiento.

Hacer proyectos en el público requiere aún más que en el sector privado, de conocimiento de los métodos de gestión de proyectos. Eso requiere creatividad, comunicación, organización, gestión de conflictos, y el trabajo duro. Requiere la gestión de las limitaciones únicas impuestas por las organizaciones del sector público.

Como los proyectos se vuelven más complejos y el número de personas afectadas por los proyectos crece, esos proyectos serán aún más desafiantes.

Beneficios de la Gestión de Proyectos aplicados en organismos estatales o públicos

La Administración Pública debe ser la primera interesada en mejorar continuamente la manera de prestar los servicios a toda la sociedad. Principalmente, haciendo foco en una mayor habilidad de sus recursos humanos para la búsqueda de resultados eficientes. Hacer lo máximo posible con los recursos mínimos óptimos. O sea encontrar un punto de eficiencia óptima y de mejora continua basada en la gestión del cambio impulsado por la macroeconomía y la microeconomía.

La gestión Pública tiene una sensibilidad diferente a la gestión privada, ya que acarrea riesgos particulares y factores políticos y públicos condicionantes.

La mayoría de los Proyectos de la Gestión Pública, proyectos administrativos, de presupuesto, de ejecución de obras, el proyecto que sea, incurren principalmente en: sobrecostos, los plazos no se cumplen y se estiran considerablemente en el tiempo, sub-ejecución presupuestaria y sub-ejecución de alcance. Y las principales causas que podemos enunciar son: cambios de criterio constantes, cambios de gobierno, falta de control, falta de estándares de gestión, falta de recursos humanos adecuados en el rol adecuado y corrupción.

La gestión de proyectos, con un enfoque en la gestión por resultados, ayudará a una organización pública a adaptarse a las dinámicas del entorno.

Se realizarán los proyectos y programas en el Alcance, Tiempo y Costos adecuados, utilizando los recursos óptimos necesarios para cumplir con los objetivos, de manera eficiente, lo que deviene también en un aumento de la calidad:

Disminución de errores
Aumento de Productividad
Ahorro de dinero del estado
Establecimiento de criterios adecuados
Se resolverán los conflictos tempranamente
Se gestionará mejor el riesgo y la incertidumbre
Se optimizará la comunicación
Mejor imagen de país, más confiable, profesional y sólido
Disminuirá la variabilidad (insólita) de resultados
Mejorará la relación entre diferentes organismos estatales (trabajo en equipo)
Más eficiencia en la Gestión de la Documentación, mejor trazabilidad
Implementación de Mejores Prácticas

La utilización de un estándar, de un marco de referencia, generará un punto de ventaja competitiva basada en el aprendizaje práctico, dado que la repetición de un procedimiento estándar para la gestión, hará que se vaya mejorando continuamente la misma, aprendiendo de los errores pasados, y fortaleciendo la experiencia y las habilidades, lo que daría como resultado una creciente eficiencia: alcance, costos, tiempo, calidad. Además, hará que el control sea factible y eficiente, disminuirán los errores, aumentará la trazabilidad. El resultado es Instituciones más confiables, responsables, fuertes y sólidas. Y, un punto muy importante, resulta en la mejora constante del Capital Humano.

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