Lección 1 – La Organización y su Estructura
Formas de Organización según Mintzberg_Leccion 1_UNIDAD 2
La Organizacion_Leccion 1_UNIDAD 2
La Estructura Organizacional
La estructura organizacional en la cual se encuentra el proyecto, influye directamente en el mismo.
La estructura de la organización nos indicará el poder que tendrá el Project Manager para gestionar el proyecto, el apoyo que recibirá y el control que podrá tener no sólo del proyecto, sino de sus recursos humanos y materiales.
También nos indicará a donde deberá el Project Manager ir a buscar a sus recursos.
En cuanto a jerarquía, la estructura jerárquica típica de las empresas consta de 3 niveles piramidales, En la base de la pirámide el operativo, en el medio el gerencial y en la cumbre el estratégico. Las bases ejecutan y toman datos, los medios gestionan, controlan e informan y las cumbres toman decisiones y comunican.
En cuanto a la gestión, en la estructura de gestión, podemos identificar a 3 tipos de estructura organizacional, sus características, sus ventajas, desventajas, y el rol del Project Manager en cada una de ellas.
Seguramente tu empresa encuadre en alguna de estas tres:
El primer tipo de estructura es la llamada “Estructura Funcional”.
En este grupo, están las empresas que segregan sus áreas o departamentos en función de especialidades (recursos humanos, finanzas, contabilidad, marketing, compras, ventas, producción, administración, logística, entre otros).
Son organizaciones que, en general fabrican un producto (por ejemplo, una fábrica de galletas) u ofrecen un servicio estándar (por ejemplo, servicio de limpieza o jardinería mensual a empresas). Si ejecutan un proyecto, el mismo ocurre en base a una necesidad interna y el proyecto se gestiona en esa área o departamento (por ejemplo, una mejora operativa en un proceso de fábrica en el caso de la fábrica de galletas, o un cambio de tecnología en el caso de la empresa de limpieza). Si bien se asigna un Project Manager a estos proyectos, el mismo tiene poco poder al compararlo con los “jefes funcionales” de las áreas o departamentos.
Los miembros de estos departamentos tienen su lugar de trabajo fijo, tienen “sede”.
Podemos relacionar “funcional” a un proceso en serie constante y rutinario.
El segundo tipo de estructura es la llamada “Orientada a Proyectos).
En este caso, la organización funciona para gestionar proyectos. Su estructura está hecha para manejar proyectos, es decir, emprendimientos temporarios irrepetibles, con un inicio y un fin. No tienen operaciones constantes y rutinarias con relación a clientes (salvo cobrar, pagar…) como lo tiene una fábrica de galletas que compra materia prima, fabrica y entrega, sino que trabajan por pedidos, por proyectos.
A cada proyecto se le asigna un Project Manager, se le da total control y autoridad para gestionar ese proyecto, y este Project Manager forma a su equipo y toma recursos para el proyecto. Los miembros de este tipo e organización son asignados a cada proyecto, en función de las tareas necesarias y las habilidades de la persona; y una vez completada la actividad realizada y finalizado el proyecto, deben ser asignados a otro proyecto. No tienen un departamento al cual pertenezcan, no tienen “sede”.
El tercer tipo de estructura organizacional es la llamada “Estructura Matricial”.
Es un tipo de estructura intermedia entre las otras dos (la funcional y la orientada a proyectos). El Project Manager pide personas a los jefes funcionales en base a necesidades y habilidades, y arma su equipo del proyecto. Este tipo de estructura las personas tienen “dos jefes”, tienen a su “jefe funcional” que es el jefe del departamento al que pertenecen (por ejemplo, ingeniería, mantenimiento, diseño, programación, entre otros), y cuando son asignados a un proyecto, a la vez tienen de jefe al Project Manager.
Cuando el proyecto al que fueron asignados los recursos se acaba, estos vuelven a su departamento a continuar con sus tareas, capacitaciones o a esperar un nuevo proyecto.
Hay organizaciones matriciales débiles, matriciales fuertes y matriciales equilibras. En las débiles tiene más poder un “jefe funcional” que un Project Manager (El PM funciona como un Expedidor del Proyecto, no toma decisiones). En las fuertes tiene más poder el Project Manager que el “jefe funcional” (EL PM es como un Coordinador del Proyecto, puede tomar decisiones y tiene autoridad). En las equilibradas, el poder es compartido.
