Lección 1 – Áreas de Conocimiento Copy Copy

INTRODUCCIÓN A LA UNIDAD

¿Ustedes se preguntaran que son las Áreas de conocimiento?

¿Y por qué son tan importantes para la Dirección de Proyectos?

El PMI en su guía PMBOK  – Sexto edición, define A UN ÁREA DE CONOCIMIENTO de la siguiente manera:

Un área de conocimiento es un área identificada de gestión de proyectos definida por sus requisitos de conocimiento y descrita en términos de sus procesos, prácticas, insumos, productos, herramientas, documentos y técnicas.
Son áreas de conocimiento específico, con su propio marco teórico, con conceptos bien definidos, que deben encararse en la planificación del proyecto.

Para que se entienda lo que son, les coloco el ejemplo más claro: no es lo mismo el plan de gestión de costos que el plan de gestión de la calidad, o el plan de gestión de los recursos humanos, son áreas de conocimiento bien diferentes que contienen sus propias metodologías de análisis, su propio marco teórico, sus propias herramientas, sus propios indicadores, recursos humanos específicos que lo encararán y su propia documentación.

Es como decirles que para un proyecto requiero de un contador, un gestor de calidad y un gestor de recursos humanos. Es decir, se divide al proyecto en áreas de planificación agrupadas según un marco teórico y conocimientos específicos: alcance, plazos, costos, calidad, recursos humanos, interesados, compras o adquisiciones, comunicaciones, riesgos e integración.

Todas estas áreas o aspectos específicos técnicos, se encaran en cada grupo de procesos: iniciación, planificación, seguimiento y control y cierre.

ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Les voy a presentar en forma global y general, las áreas de conocimiento  de la metodología, las segregaré dos grupos, las que considero principales e infaltables en cualquier proyecto, y las áreas de conocimiento ampliadas, que agregarían más valor a la hora de gestionar proyectos.
Esta segregación no se encuentra en la metodología, la metodología del PMBOK considera a las 10 áreas de conocimiento como imprescindibles para ser abordabas en su totalidad, generando sus planes de gestión para una correcta y profesional gestión del proyecto.

Las áreas de conocimiento más fundamentales son:

1.Gestión del alcance. Comprende los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo necesario, y sólo el necesario, para completarlo con éxito. Es clave para el éxito de un proyecto la definición precisa de su objetivo, de resultados a lograr para conseguirlo. Aquí cabe destacar también el control que se debe establecer sobre los cambios en dicho alcance que surgen durante la ejecución del proyecto. En general, esta área es crítica en todo tipo de proyectos y responsable de muchos fracasos, parciales o totales. Los 5 procesos simples que corresponden al Alcance:

  • Planificación del alcance
  • Definición del alcance
  • Crear la Estructura Detallada del Trabajo (EDT)
  • Verificación del alcance
  • Control del alcance

2. Gestión de los plazos. Comprende los procesos requeridos para completar el proyecto en el plazo establecido. La característica distintiva de los proyectos es su temporalidad, por lo que esta área tiene herramientas y técnicas específicas para ello. En esta área los procesos simples son 6:

  • Definición de las actividades
  • Establecimiento de la Secuencia de las actividades
  • Estimación de Recursos de las Actividades
  • Estimación de la Duración de las Actividades
  • Desarrollo del cronograma
  • Control del cronograma

3. Gestión de los costos. En esta área se encuentran los procesos que aseguran que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. El control de los costos incurridos suele requerir un tratamiento diferente que el meramente contable. Son 3 los procesos del área de conocimientos de costos:

  • Estimación de costos
  • Preparación del Presupuesto de costos
  • Control de costos

4. Gestión de los riesgos. Son los procesos con los que se identifica, analiza y responde a los diversos riesgos del proyecto. Es el área en cuyo tratamiento más se ha avanzado en los últimos tiempos. Los 6 procesos pertenecen a esta área de conocimiento:

  • Planificación de la gestión de riesgos
  • Identificación de riesgos
  • Análisis cualitativo de riesgos
  • Análisis cuantitativo de riesgos
  • Planificación de la respuesta al riesgo
  • Seguimiento y control de riesgos.

5. Gestión de los Interesados. Describe los procesos requeridos para gestionar las necesidades y requerimientos de todos los interesados en el proyecto o stakeholders, que son todas las personas u organizaciones involucradas o impactadas directa o indirectamente por el proyecto.

Los procesos pertenecen a esta área de conocimiento son:

  • Identificar a todos los interesados, ya que ejercerán influencia en el mismo, ya sea positiva o negativa; y tendrán mayor o mejor poder para poder ejercer esa influencia o apoyar o no al proyecto.
  • Identificación de sus requerimientos, poder e influencia.
  • Y que genera la matriz de gestión de los interesados.
  • Realizar el seguimiento y control de todos los interesados.

6. Gestión de la calidad. Contiene los procesos que se requieren para asegurar que el proyecto logrará satisfacer la necesidad (la oportunidad o el requerimiento de negocio) para la que fue iniciado. Incluye 3 procesos:

  • Planificación de Calidad
  • Realizar Aseguramiento de Calidad
  • Realizar Control de Calidad.

7. Gestión de los recursos humanos. Son los procesos requeridos para hacer el uso más efectivo posible del personal involucrado, mediante el desarrollo adecuado del equipo de proyecto. En este área debe prestarse especial atención a los problemas derivados del plazo acotado de los proyectos, tales como la incorporación de recursos a medida que son requeridos y su liberación cuando ya no lo son; en particular, cuando el proyecto se encuentra próximo a su fin. Y también aquellos problemas derivados de la autoridad y el organigrama de la empresa. Se identifican 4 procesos en esta área de gestión:

  • Planificación de los recursos humanos
  • Integrar el equipo de proyecto
  • Desarrollar el equipo de proyecto
  • Gestionar el equipo de proyecto

8. Gestión de las comunicaciones. Incluye los procesos tendientes a asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento y disposición de la información del proyecto, de manera apropiada y en los tiempos requeridos. Sus 4 procesos son:

  • Planificación de las Comunicaciones
  • Distribución de la información
  • Informar el rendimiento
  • Gestionar a los interesados

9. Gestión de las Adquisiciones. Describe los procesos requeridos para procurar bienes y servicios fuera de la organización que ejecuta el proyecto. Algunos de sus procesos son:

  • Planificar las compras y adquisiciones
  • Planificar la contratación
  • Administración del contrato
  • Cierre del contrato

Y se define una décima área, muy importante, que se relaciona y es afectada por todas:

10. Gestión de la Integración. Son los procesos para asegurar que los diversos elementos del proyecto estén adecuadamente coordinados. Estos 7 procesos:

  • Desarrollar el Acta de Constitución del proyecto
  • Desarrollar el Enunciado del Alcance del proyecto preliminar
  • Desarrollar el Plan del Proyecto
  • Dirigir y Gestionar la Ejecución del proyecto
  • Supervisar y Controlar el Trabajo del proyecto
  • Control Integrado de cambios
  • Cerrar el proyecto

Como conclusión, Y PARA QUE LO VAYAN GRABANDO EN SUS MENTES, se han identificado 47 procesos necesarios para ejecutar un proyecto según el PMBOK 5ta Edición (49 en la nueva revisión del standard del PMI), de 5 grupos de procesos y referente a 10 áreas de conocimiento.

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